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Samedi 21 octobre 2017
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Les obligations de l’administrateur provisoire

Guylaine Aubut
Guylaine Aubut
Chroniqueur Habitation

Le syndicat prend naissance le jour même de la publication de la déclaration de copropriété au registre foncier du Québec. Dès cette publication, une personne morale est créée. Cette personne morale sera composée de deux organes décisionnels, soit le conseil d’administration et l’assemblée de copropriétaires. Le promoteur/entrepreneur se retrouve souvent, dès lors, l’administrateur provisoire du syndicat de copropriété. Cette nouvelle entité, distincte de son entreprise, apporte son lot d’obligations. L’administrateur est un mandataire du syndicat : il doit respecter les obligations qui lui sont imposées par la loi et par la déclaration de copropriété.

Une lecture de la déclaration de copropriété est donc essentielle à la compréhension du rôle de l’administrateur. Voici quelques-unes des obligations qui y sont prévues :

  • Contracter une assurance au nom du syndicat, conformément à ce qui est prévu par la loi et la déclaration de copropriété. Le bâtiment doit être assuré pour sa valeur à neuf. Il est donc utile d’avoir l’aide d’un professionnel en évaluation. Soyez attentif : dans certaines déclarations, l’évaluation périodique du bâtiment par un évaluateur agréé, pour des raisons d’assurance, est obligatoire.
  • Établir un budget en fonction des charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble. Le budget doit aussi établir les charges à verser au fonds de prévoyance.
  • Ouvrir un ou des comptes dans une institution financière, servant aux opérations de l’administration du syndicat de copropriété.
  • Acquitter les comptes et dépenses du syndicat.
  • Percevoir les charges communes.*
  • Faire les déclarations requises auprès du registraire des entreprises.
  • Composer un registre pour le syndicat qui doit être mis à la disposition des copropriétaires pour consultation.

L’article 1070 du Code civil du Québec définit cette dernière obligation comme suit : « Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire, les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, ainsi que les états financiers.

Il tient aussi à leur disposition la déclaration de copropriété, les copies des contrats auxquels il est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l’immeuble bâti, le cas échéant, et tout autre document relatif à l’immeuble et au syndicat. »

Le registre est donc un ensemble de documents qui concerne l’administration, la gestion et la réalisation du projet.

Faire respecter la déclaration de copropriété auprès des copropriétaires et des locataires.

Dans les 90 jours suivant la perte de contrôle du syndicat, le promoteur doit convoquer une assemblée dite de « transition » afin de transférer à une nouvelle administration ses pouvoirs d’administrateur. Cette assemblée nécessite de la préparation; il est parfois nécessaire de recourir aux services d’un professionnel afin de ne pas manquer les étapes importantes de la transition.

Convoquer les copropriétaires pour une assemblée (autre que celle de transition) si nécessaire.

En terminant, bien d’autres obligations incombent à l’administrateur provisoire. Ce rôle ne doit pas être pris à la légère. Une saine administration dès la naissance du syndicat assure une meilleure continuité pour les administrateurs qui suivront. Il est donc important de vous rappeler de bien vous informer avant de commencer votre projet en copropriété afin d’éviter ainsi l’improvisation et les faux pas.

*Le promoteur/entrepreneur est propriétaire des unités non vendues et doit, dès la naissance du syndicat, contribuer aux charges communes pour ces unités.

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