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BRANCHÉ SUR LA CONSTRUCTION
Dimanche 26 mars 2017
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L’ABC de la déclaration des salaires à la CSST

Marc Beaudoin
Marc Beaudoin
Chroniqueur Santé et sécurité

Au début de l’année, vous avez reçu de la part de la CSST vos documents concernant la déclaration des salaires 2014. Cette déclaration des salaires doit être produite avant le 15 mars 2015. Le Règlement sur le financement prévoit les règles spécifiques à la classification, la cotisation de l’employeur et la déclaration des salaires. Voici quelques conseils sur la production de cette déclaration.

Déclarer dans la bonne unité de classification

Une unité de classification est un regroupement d’activités exercées par les employeurs. La CSST détermine chaque année les unités de classification qui regroupent l'ensemble des activités exercées dans l'économie québécoise. Chaque unité est constituée d'une ou de plusieurs activités représentant un risque similaire. De ce fait, les employeurs exerçant les mêmes activités se trouvent dans la même unité. Selon les renseignements transmis à la CSST sur les activités de son entreprise, l'employeur est classé dans une ou plusieurs unités selon la nature de l'ensemble des activités qu'il exerce. Il appartient alors au représentant mandaté par l’employeur de communiquer avec la CSST pour l’informer de tout changement dans les activités de l’entreprise.

Pour la CSST, des activités sont dites « économiques » lorsqu’elles génèrent des revenus, et ce, même si elles sont distinctes des activités économiques principales ou secondaires de l'employeur.

Ainsi, un employeur est classé selon les activités qu’il exerce ou selon l’unité de classification qui ressemble le plus à l’ensemble des activités exercées (articles 6 et 7 du Règlement sur le financement).

Lorsque des activités économiques de natures diverses sont exercées par un employeur ou dans une entreprise, la CSST classe cet employeur ou l’entreprise dans plusieurs unités (article 9) :

  • S'il existe plus d'une unité pour ces activités;
  • S'il n'existe aucune unité qui regroupe l'ensemble des activités;
  • Si au moins un travailleur, autre qu'un travailleur auxiliaire, affecté à une activité de l'employeur visée par une unité n'est pas exposé, de façon importante et simultanée, aux risques de lésions professionnelles d'une autre activité de cet employeur.

Décision de classification

Tous les ans, entre le mois d’octobre et le mois de décembre, la CSST vous transmet un avis écrit vous informant de votre classification. Il est donc important de vérifier si votre classification est exacte à ce moment (vous avez 30 jours pour contester cette décision), puisqu'elle a une incidence directe sur les cotisations à payer. De plus, cette décision vous permettra de connaître le taux de versement qui sera utilisé pour calculer vos versements périodiques à transmettre à Revenu Québec.

Compagnie de gestion

Un employeur peut décider de confier l’aspect administratif de son entreprise à une autre compagnie. Toutefois, aux fins de la tarification à la CSST et selon l’article 10 du Règlement sur le financement, lorsque des employeurs forment un groupe lié au sens des articles 17 à 21 de la Loi sur les impôts (chapitre I-3), par exemple lorsque ce sont les mêmes administrateurs, et qu’un employeur de ce groupe fournit des services administratifs ou de gestion principalement à un autre employeur du même groupe, la CSST classe l’employeur qui fournit les services de gestion, pour l’ensemble de ses activités administratives ou de gestion, de la même manière que cet autre employeur qui reçoit les services de gestion.

Documents de support à conserver

Les employeurs de l’industrie de la construction possédant au moins deux unités de classification parmi les unités 69960 ou 80030 à 80260 doivent produire un document sur les masses salariales et les contrats relatifs aux travaux visés.

Cette répartition doit tenir compte du temps que les travailleurs consacrent réellement aux activités économiques visées par les différentes unités de classification. De plus, les informations colligées doivent reposer sur des données vérifiables. Les approximations, la répartition au prorata, la répartition par titre d’emploi ou selon la carte de compétence ne constituent pas des données vérifiables.

S'il ne produit pas ce document, l'employeur doit déclarer les salaires de ses travailleurs dans l'unité de classification dont le taux de prime est le plus élevé parmi les unités qui lui ont été attribuées. De plus, si un employeur ne dispose pas de données vérifiables pour appuyer la répartition de la totalité ou d'une partie du salaire assurable versé à un travailleur pendant une période de l'année, il doit déclarer, pour cette période, le salaire assurable ou la partie du salaire assurable versé à ce travailleur dans l'unité dont le taux de prime est le plus élevé parmi celles qui correspondent aux activités auxquelles le travailleur a participé.

Finalement, vous n’avez pas à transmettre ce document avec votre déclaration des salaires. Par contre, il doit demeurer disponible lors d’une vérification par la CSST. Les contrats ainsi que les documents démontrant les données vérifiables (par exemple les feuilles de temps annotées) doivent également être conservés dans le cas d’une telle vérification.

Dirigeant et protection personnelle

Le législateur québécois a modifié la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP) en décembre 2006 afin d’inclure la

notion de dirigeant. Selon cette même loi, le dirigeant est « un membre du conseil d'administration d'une personne morale qui exerce également les fonctions de président, de vice-président, de secrétaire ou de trésorier de cette personne morale ».

Par cette modification, le législateur vient exclure le dirigeant de la notion de travailleur. Donc, par définition, le ou les dirigeants ne sont pas couverts par le régime de santé et sécurité du travail québécois administré par la CSST.

Afin de pallier ce manque, le dirigeant se retrouve devant un choix : ne pas être assuré, obtenir une protection par une compagnie d’assurance privée ou être assuré par la CSST en optant pour la protection personnelle.

Afin d’être couvert par la CSST, le dirigeant doit en faire la demande en début d’année et réitérer son intérêt à demeurer couvert tous les ans. La protection débute donc lorsque la CSST reçoit le formulaire et prend fin lorsqu’une demande écrite lui est formulée.

Le montant assuré pour le dirigeant correspond au montant indiqué sur la demande, mais ne peut être inférieur au salaire minimum et ne peut excéder le maximum annuel assurable. Le montant demandé ne peut excéder les gains réels et, à cet effet, la CSST vous demandera de prouver vos gains antérieurs avant de vous accorder la protection personnelle.

Pour ce qui est du taux de prime, il est fixé au prorata des différentes activités exercées par l’entreprise ou selon l’activité exercée par le dirigeant.

Travailleurs qui exercent des activités de soutien

Si certains des travailleurs exercent des activités de soutien à des activités visées par une unité, l’employeur doit déclarer les salaires de ces travailleurs dans cette même unité. Par exemple, l'entretien mécanique effectué sur les équipements d’excavation d’une entreprise sont des activités de soutien à l’activité principale et doivent être cotisées dans la même unité que l’activité principale, soit l’excavation.

Une exception s’applique toutefois à ce principe depuis le 1er janvier 2015. En effet, les employeurs qui effectuent des travaux visés par l’unité 80130 (revêtement extérieur) et qui font la préparation du métal en feuille en atelier pourront déclarer cette partie des activités dans l’unité 36050. Toutefois, les travaux préparatoires effectués à pied d’œuvre au chantier sont toujours couverts par l’unité 80130.

Travailleur autonome

La définition du travailleur autonome en vertu de la LATMP est « une personne physique qui fait affaires pour son propre compte, seule ou en société, et qui n'a pas de travailleur à son emploi. » Généralement, cette personne est libre d'établir son horaire, ne bénéficie pas d'avantages sociaux, fournit son équipement et peut choisir ses remplaçants.

L’article 9 de cette même loi précise que le travailleur autonome qui exerce des activités similaires à celles effectuées par l’entreprise doit être considéré comme étant à l’emploi de celle-ci. En ce sens, l’employeur doit cotiser sur la partie salaire de la facture du travailleur autonome.

Toutefois, les travailleurs autonomes exerçant leurs activités pour plusieurs employeurs et pour une courte durée (la CSST utilise le critère de 420 heures par année) n’ont pas à être inclus dans la masse salariale de l’employeur.

Comme on ne peut déterminer à l’avance le nombre d’heures qu’effectueront les travailleurs autonomes, la masse salariale sera déclarée à la fin de l’année uniquement, lors de la production de la déclaration des salaires.

Finalement, dites-vous que ce n’est pas parce qu’un autre ministère, organisme public ou une autre loi considère la personne comme étant un travailleur autonome qu’il en est de même pour la CSST. Les lois étant rédigées pour des buts différents, il importe de s’informer adéquatement.

Travailleur auxiliaire

On entend par « travailleur auxiliaire » le travailleur qui contribue, sans y participer directement, à des activités visées par plus d'une unité dans lesquelles est classé son employeur (définition prévue à l’article 2 du Règlement sur le financement).

Ainsi, pour être qualifié d’auxiliaire, le travailleur doit :

  • Contribuer à plus d’une unité de classification et;
  • Ne pas participer directement aux activités exercées par une unité de classification.

Le taux de cotisation des travailleurs auxiliaires est calculé différemment si l’entreprise possède des unités d’exception ou si elle n’en possède pas.

Dans le cas où l’entreprise possède des unités d’exception, le taux de cotisation de l’unité des travailleurs auxiliaires sera établi au prorata des unités de classification de l’entreprise donnant droit aux unités d’exception (le taux sera plus élevé).

Dans le cas où l’entreprise ne possède pas d’unités d’exception, le taux de cotisation de l’unité des travailleurs auxiliaires sera établi au prorata des unités de classification de l’entreprise ne donnant pas droit aux unités d’exception (le taux sera moins élevé).

Unités d’exception

Un employeur classé dans plusieurs unités ne peut être classé dans une unité d'exception que si au moins 45 % des salaires bruts qu'il a déclaré dans l’année antérieure à celle qui précède l’année de cotisation sont classés dans une unité qui prévoit cette exception et si au moins un de ses travailleurs est visé par cette unité (article 12 du Règlement sur le financement). Cependant, dans le calcul du 45 % des salaires bruts, le salaire d'un travailleur auxiliaire ne peut être pris en compte.

On prévoit également au règlement que l’employeur, qui ne peut se qualifier par la règle du 45 %, peut tout de même obtenir une unité d’exception si au moins 40 % de ses salaires bruts déclarés dans l’année qui précède l’année de cotisation sont déclarés dans des unités qui prévoient expressément le droit aux unités d’exception (tel que les unités du secteur de la construction).

Excédents et excédents hebdomadaires

Au Québec, le salaire des travailleurs est assuré jusqu’à un maximum annuel qui est déterminé par règlement et ajusté chaque année. En 2014, ce maximum annuel assurable (MAA) était de 69 000 $. Il a été ajusté à 70 000$ pour 2015.

Donc, l’indemnité de remplacement de revenu (IRR) versée au travailleur à la suite d’une lésion professionnelle ne pourra jamais excéder ce MAA. L’employeur, quant à lui, versera des cotisations à la CSST jusqu’à concurrence de ce MAA.

Dans l’industrie de la construction, une règle spécifique s’applique. Cette règle est édictée par l’article 289.1 de la LATMP :

« Calcul.
289.1. Malgré l'article 289, le salaire brut d'un travailleur qui est au service d'un employeur auquel s'applique la Loi sur les relations du travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d'œuvre dans l'industrie de la construction (chapitre R-20) ou qui exécute pour un employeur des travaux visés au paragraphe 9° de l'article 19 de cette loi est pris en considération, pour une semaine de travail, jusqu'à concurrence du maximum annuel assurable établi en vertu de l'article 66 et réparti hebdomadairement.

Partie de semaine.

Aux fins du premier alinéa, toute partie de semaine est réputée une semaine complète.

Congé annuel.

Est réputée ne pas être une semaine de travail la semaine de congé annuel dont bénéficie, en vertu soit de la convention collective conclue conformément à cette loi, soit du décret adopté conformément à celle-ci, soit encore d'un contrat de travail, le travailleur qui est un salarié auquel s'applique cette loi ou qui exécute des travaux visés au paragraphe 9° de l'article 19 de cette loi.

Restriction.

Cependant, le présent article ne s'applique que si l'employeur paie au moins 40 % de ses salaires bruts pour l'année en regard de l'unité dans laquelle il est classé soit à des salariés auxquels s'applique la Loi sur les relations du travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d'œuvre dans l'industrie de la construction, pour des travaux visés par cette loi, soit à des travailleurs pour des travaux visés au paragraphe 9° de l'article 19 de cette même loi.

1993, c. 5, a. 5; 1999, c. 40, a. 4. »

Ainsi, l’employeur de la construction doit répartir ce maximum annuel assurable de façon hebdomadaire pour les unités de classification pour lesquelles il paie au moins 40 % de ses salaires bruts à des travailleurs de la construction. Le calcul s’effectue donc pour chacune des unités de classification de l’employeur.

Une fois que l’employeur a déterminé quelles unités pouvaient bénéficier de la répartition hebdomadaire du maximum annuel assurable, il doit utiliser ce nouveau montant pour déterminer quelles seront les cotisations qu’il devra débourser à la CSST.

Afin de déterminer quel sera le MAA réparti hebdomadairement, la CSST utilise le calcul suivant : MAA / 52,14 semaines (365 jours / 7 jours).

En 2014, ce MAA correspond à : 69 000 / 52,14 = 1323,36 $.

Mandat à l’externe ou à l’interne ?

Peu importe que le mandat de la production de ces différents documents soit fait à l’externe ou à l’interne de votre organisation, rappelez-vous que vous demeurez responsable. En effet, la déclaration des salaires doit être signée par une personne qui a les connaissances suffisantes pour en attester l’exactitude.

Finalement, l’employeur doit transmettre sa déclaration des salaires avant le 15 mars. Tout retard entraînera une pénalité de 25 $ par journée jusqu’à concurrence de 2500 $. Par la suite, l’Avis de cotisation sera transmis à l’employeur. Des intérêts peuvent également être imposés à l'employeur pour tout retard de paiement.

 

Pour accéder au service en ligne :

http://www.csst.qc.ca/employeurs/assurance/declaration-salaires/pages/declaration-salaires-en-ligne.aspx

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