Le 27 avril 2016, le gouvernement a publié dans la Gazette officielle du Québec, le Règlement modifiant le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics qui entrera en vigueur le 1er juin prochain. Rappelons-nous qu’un projet de règlement avait été publié le 11 novembre dernier à la suite de l’annonce du gouvernement concernant le « Passeport Entreprises » lequel constitue un plan de 24 actions visant à faciliter l’accès aux contrats publics.
Ce règlement est la première étape de la mise en œuvre de ce plan touchant l’amélioration du processus de gestion contractuelle des contrats publics. Les modifications contenues dans le règlement touchent le processus d’appel d’offres et de soumission.
Soumissionner de façon électronique
Les organismes publics pourront, selon le règlement, prévoir dans leurs documents d’appel d’offres non seulement la possibilité de soumissionner sur support papier, mais également par voie électronique. Cependant, cette transmission électronique devra s’effectuer uniquement par le biais du système électronique d’appel d’offres (SEAO) du gouvernement.
Lors de l’ouverture des soumissions, l’organisme public, quant à lui, devra s’assurer que les soumissions transmises de façon électronique sont intègres.
Il faudra être vigilant, car les nouvelles mesures prévoient qu’une même soumission déposée à la fois sur support papier ainsi que par voie électronique sera considérée comme un dépôt de plusieurs soumissions et entraînera automatiquement le rejet de cette soumission. Toutefois, le gouvernement a prévu une période de transition de trois ans pour l’application de cette règle. Ainsi, jusqu’au 31 mai 2019, la même soumission qui sera déposée à la fois sur support papier ainsi que par voie électronique n’entraînera pas un rejet automatique.
Il faut aussi savoir que durant cette période de transition de trois ans, lorsqu’une même soumission sera déposée à la fois sur support papier ainsi que par voie électronique, la soumission sur support papier ne pourra être considérée par l’organisme public que si celui-ci ne peut constater l’intégrité de la soumission transmise électroniquement.
Conditions de conformité
Tout comme auparavant, les documents d’appel d’offres devront contenir dans leurs conditions de conformité les cas entraînant un rejet automatique de la soumission. Toutefois, le gouvernement a modifié la liste des cas entraînant un tel rejet.
Ainsi, l’absence du document constatant l’engagement du soumissionnaire ou l’absence du document relatif au prix soumis ou, le cas échéant, l’absence d’une signature sur l’un ou l’autre de ces documents dans le cas d’une soumission transmise sur support papier entraînera dorénavant un rejet automatique de la soumission.
Quant à la soumission transmise électroniquement, le fait qu’elle ne l’a pas été par le SEAO ou le fait qu’elle soit inintelligible, infectée ou autrement illisible, une fois son intégrité établie par le SEAO, entraînera son rejet automatique.
De plus, les conditions de conformités contenues dans les documents d’appel d’offres devront également indiquer que lorsque l’intégrité d’une soumission transmise électroniquement n’a pas été constatée, l’entrepreneur doit remédier à cette situation dans les 2 jours suivant l’avis de défaut transmis par l’organisme public faute de quoi, la soumission sera rejetée automatiquement.
Les demandes de précision aux documents d’appel d’offres
Outre les modifications apportées aux conditions de conformité, le gouvernement a prévu la possibilité pour les organismes publics de ne pas considérer une demande de précision aux documents d’appel d’offres faite par un entrepreneur si celle-ci lui est parvenue dans les 2 jours précédant la date et l’heure limites fixées pour le dépôt des soumissions.
Ouverture des soumissions
Le gouvernement a aussi ajouté que lors de l’ouverture des soumissions l’organisme public doit divulguer le nom de tous les soumissionnaires, y compris le nom de ceux dont l’intégrité de la soumission transmise électroniquement n’a pas encore été constatée.
Il doit aussi divulguer le prix total respectif des soumissions. Toutefois, si l’intégrité de l’une des soumissions n’a pu être constatée, cette divulgation sera faite seulement lors de la publication du résultat dans le SEAO.
Rétroaction sur la soumission déposée
C’est dans le cadre d’un contrat adjugé à la suite d’une évaluation de la qualité qu’il sera désormais possible pour un entrepreneur, de demander à l’organisme public d’avoir le résultat de l’évaluation de sa soumission pour chacun des critères.
Selon les modifications apportées au Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics, l’organisme public devra remettre le résultat de l’évaluation de la qualité à l’entrepreneur pour chacune des étapes auxquelles il a participé et ce, dans les 15 jours suivant l’adjudication du contrat. De plus, dans les 30 jours suivant la réception de ce résultat, l’entrepreneur pourra adresser une demande écrite à l’organisme public afin d’obtenir l’évaluation de chacun des critères de sa soumission ainsi que les motifs justifiant le refus de sa soumission.
Entrée en vigueur
L’entrée en vigueur de ces nouvelles mesures est prévue pour le 1er juin 2016. Ainsi, seuls les appels d’offres ayant fait l’objet d’un avis publié à compter du 1er juin seront visés par celles-ci.
Pour toute question, veuillez communiquer avec la Direction des affaires juridiques et gouvernementales de l’ACQ au 514 354-0609.