Il arrive parfois qu’à la veille de la date limite de réception des soumissions, des addendas soient émis qui ont une influence sur le prix de la soumission à être déposée.
Or, l’article 9 du Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics (RCTCOP) prévoit que si un organisme public émet un addenda qui est susceptible d’avoir une incidence sur le prix, cet addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de réception des soumissions. Si ce délai ne peut être respecté, la date limite de réception des soumissions doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.
Organismes soumis à cette règle
Les obligations prévues à cet article s’appliquent uniquement aux organismes publics tels que définis à l’article 4 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) ce qui comprend notamment :
- Les ministères;
- Les organismes de l’administration gouvernementale;
- Les établissements du réseau scolaire (ex. : commissions scolaires et universités);
- Les établissements du réseau de la santé et des services sociaux (ex. : CSSS, CHSLD, Hôpitaux, CLSC);
- Les sociétés d’État (ex. : Hydro-Québec, Loto-Québec).
Cette liste n’est pas exhaustive. Une analyse approfondie doit être effectuée selon plusieurs critères afin de déterminer s’il s’agit ou non d’un organisme public.
Toutefois, aux fins de l’application de l’article 9 du RCTCOP, ne seront pas considérés comme des organismes publics tout établissement du réseau municipal (ex. : villes, municipalités, sociétés de transport), tout office municipal d’habitation (OMH) ou tout organisme fédéral.
Intervention possible
Malgré l’application de l’article 9 du RCTCOP, il arrive que les organismes publics ne respectent pas le délai minimum de 7 jours et, par conséquent, l’obligation de reporter la date limite de réception des soumissions.
L’ACQ souhaite sensibiliser les organismes publics à cet effet et demande à ses membres de communiquer avec la Direction des affaires juridiques et gouvernementales de l’ACQ au 514 354-0609 ou au 1 888 868-3424 s’ils constatent qu’un organisme public ne respecte pas cette règle afin qu’elle communique le plus rapidement possible avec cet organisme.
BSDQ
Cette règle s’applique uniquement au délai pour le dépôt de la soumission de l’entrepreneur général au maître de l’ouvrage. Aucune règle similaire n’est prévue pour les sous-traitants qui déposent au Bureau des soumissions déposées du Québec (BSDQ). L’émission d’addenda de « dernière minute » a un impact sur les soumissions devant être déposées au BSDQ. Un rappel de certaines règles s’impose :
- L’analyse de la conformité doit toujours se faire en fonction des documents (plans, devis, addenda, etc.) émis au moment du dépôt des soumissions et il appartient au soumissionnaire de s’assurer d’avoir tous ces documents;
- Si un report de date a été accordé par le maître de l’ouvrage, il est important d’en aviser rapidement le BSDQ puisque ce dernier n’est pas systématiquement informé de l’émission d’addenda et de report de date. Considérant que les entrepreneurs généraux sont les premiers informés, il est de leur devoir, en vertu de l’article K-1 du Code soumission, de soumettre l’information le plus rapidement possible au BSDQ afin qu’il puisse reporter également la date de clôture des soumissions pour les sous-traitants, si le temps le permet. Si le BSDQ est informé du report de date après la date de clôture des soumissions des sous-traitants et que la mise en disponibilité est commencée, aucune soumission ne pourra être reprise et ce sont ces soumissions qui seront mises à la disposition des entrepreneurs généraux et ce, en vertu des articles E-8 et G-5 du Code de soumission;
- Si un addenda modifiant les travaux est émis après la date de dépôt des soumissions au BSDQ, il sera possible pour l’entrepreneur général de contracter avec le plus bas soumissionnaire conforme à un prix différent de sa soumission (impact des modifications sur le prix déposé) en vertu de l’article I-5 du Code de soumission ou de procéder à un rappel d’offres conformément à l’article I-1 a du Code de soumission.
Saviez-vous que
L’élargissement de l’attestation de Revenu Québec aux contrats privés entre en vigueur le 1er mars 2016. Visitez le nouveau microsite de Revenu Québec www.revenuquebec.ca/attestation.