À l’heure où les entreprises font des pieds et des mains pour attirer les candidats, l’accueil et l’intégration d’une nouvelle ressource se veulent la suite logique du parcours de l’expérience employé et se doit d’être à la hauteur du potentiel du nouvel employé. Trop souvent, on a tellement hâte, à l’arrivée de notre nouvel employé, qu’il soit productif rapidement qu’on oublie les étapes à franchir avant de le jeter dans la gueule du loup.

La perle rare entre en poste et on l’imagine déjà en train de réaliser de grandes choses. En prenant le temps de bien structurer l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé, toute votre entreprise en sortira gagnante. Vous constaterez une amélioration du taux de rétention des nouveaux employés et rapidement un sentiment d’appartenance et d’engagement sera créé en plus d’avoir de nouveaux employés beaucoup plus mobilisés.

L’arrivée d’un nouvel employé, ça se planifie !

Avant l’arrivée de l’employé, planifiez les rencontres qui auront lieu dans les premiers jours avec les différents intervenants ainsi que les sujets abordés. Un calendrier d’accueil peut être mis en place et communiqué aux personnes concernées. Pourquoi ne pas partager également ce calendrier avec le nouvel employé avant son arrivée afin qu’il se sente déjà impliqué dans l’organisation ? Faites-vous rassurant en transmettant des informations pertinentes telles que l’heure d’arrivée, où stationner, qui demander à l’arrivée, etc. Un stress de moins pour votre nouvelle ressource en cette première journée de travail !

Votre nouvelle ressource doit se sentir bien accueillie d’abord en personnalisant son arrivée. Il ne suffit pas d’un simple bonjour. Assurez-vous que la personne à l’accueil et que les membres de l’équipe sont avisés de son arrivée.

Présentez-lui son environnement de travail par une visite des locaux. La moindre des choses c’est qu’il sache où se trouve la salle de bain par exemple. Faites une bonne première impression; chaque petite attention compte.

L’un des objectifs d’un accueil et d’une intégration réussis est de permettre à votre nouvel employé de se familiariser avec votre entreprise, avec sa mission et ses valeurs, de connaître l’ADN de l’entreprise en présentant ses grandes orientations et en s’imprégnant de sa culture. Et à travers l’organisation, quel rôle joue cette nouvelle recrue et quelles sont vos attentes envers elle ? Le contraire est aussi vrai : quelles sont ses attentes envers vous ? À la suite de la discussion, soyez proactif !

Assurez-vous également que le nouvel employé a tous les outils nécessaires à sa disposition pour débuter son travail. Que ce soit la configuration des outils technologiques, l’accès à des fournitures de bureau, un espace de travail propre et organisé, tout doit être mis en place avant son arrivée. Et pourquoi ne pas lui déposer un petit objet sur son bureau qui représente bien l’entreprise ou simplement une petite attention qui va lui faire vraiment plaisir ?

La présentation de votre nouvelle ressource à l’équipe est tout aussi importante. Demandez aux employés actuels de se présenter, d’expliquer leur rôle et pourquoi pas au passage un détail amusant à leur sujet afin de mieux se connaître. De courtes rencontres individuelles peuvent également être intéressantes.

Faites connaissance dans un cadre plus décontracté en organisant un dîner d’équipe à l’extérieur par exemple. En plus des membres de l’équipe, il peut être pertinent d’organiser des rencontres avec d’autres membres de l’organisation avec lesquels le nouvel employé aura à travailler ou même des collaborateurs externes.

Nous savons tous que l’agenda de nos gestionnaires est rempli alors n’hésitez pas à nommer un parrain qui aura la charge de prendre le nouveau salarié sous son aile et l’accompagner dans son intégration. Le fonctionnement de la machine à café ou de l’imprimante peut très bien être expliqué par un collègue de travail qui se fera un plaisir de jouer ce rôle.

Finalement, il n’y a pas que la première journée à prendre en considération. L’accompagnement doit se prolonger sur plusieurs semaines en organisant des rencontres fréquentes de suivi avec le gestionnaire. Prenez le pouls, est-ce que le nouvel employé comprend bien son rôle, la mission de l’entreprise, etc. ? Soyez disponible pour répondre à ses questions et demandez-lui une rétroaction face à son accueil et son intégration afin de trouver des opportunités de s’améliorer en tant qu’organisation. En terminant, l’accueil et l’intégration de vos nouveaux employés sont des étapes cruciales du recrutement et se doivent d’être le début d’un parcours professionnel inspirant.

Ne manquez pas l’épisode 3 des balados de l’ACQ sur le recrutement et la rétention auquel participe Mélissa !
acq.org/documentation/publications/balado