Comment prévenir et contrôler ses risques éthiques de façon simple et efficace ? Voici quatre outils pour y arriver.
Formulaire de déclaration d’intérêts
Un des outils de la Trousse d’implantation du Programme Intégrité qui vise à prévenir et à contrôler vos risques éthiques est le Formulaire de déclaration d’intérêts, qui doit être rempli par tous les employés. Ce formulaire vous permet d’avoir un portrait global des employés qui détiennent des intérêts dans une organisation qui est susceptible de recevoir des services de votre entreprise, par exemple, et des employés qui ont des liens familiaux ou amicaux avec certains de vos partenaires d’affaires. Ces informations sont importantes et vous permettent d’éviter qu’un de vos employés se mette en situation d’apparence de conflits d’intérêts, car si vous savez qu’un lien particulier le lie à un client, par exemple, vous pourrez éviter que des contrats ou des commandes soient traités par cet employé.
Registre des cadeaux, dons et invitations
Un second outil de prévention et de contrôle des risques est le Registre des cadeaux, dons et invitations. Le but du registre n’est pas d’interdire totalement de recevoir ou de donner des cadeaux ni de punir les employés qui en reçoivent ou en donnent, mais plutôt de maximiser la transparence de toutes vos transactions et d’en garder une trace écrite. Pour utiliser cet outil, vous devrez déterminer un montant raisonnable au-delà duquel vos employés devront signaler qu’un cadeau a été donné ou reçu et l’inscrire au registre. Ce montant doit être assez bas pour vous permettre de déceler les comportements non éthiques, mais suffisamment élevé pour ne pas alourdir la documentation du registre inutilement.
Fiche aide-mémoire : Signaux d'alerte anticorruption
Se trouve également dans la Trousse Intégrité la Fiche aide-mémoire – Signaux d’alerte anticorruption. Cette fiche est destinée à aider les employés à repérer une situation non intègre au sein de leur entreprise, et est inspirée d’une formation donnée par Transparency International Canada – the global coalition against corruption, un organisme qui travaille avec les gouvernements, les entreprises et les citoyens de partout dans le monde pour mettre fin aux abus de pouvoir, à la corruption et à la collusion.
Une carte de satisfaction est aussi proposée dans la Trousse, que vous pouvez demander à vos clients de remplir, si vous le souhaitez. Le fait de le faire démontre que vous êtes soucieux du respect de vos partenaires et que vous voulez être informé de tout comportement de vos employés qui n’apparaît pas être à la hauteur de votre réputation.
Politique d'approbation et de signature
Finalement, le dernier outil de prévention et de contrôle des risques est la Politique d’approbation et de signature. Cette politique confirme les postes (directeur général, contrôleur financier, etc.) autorisés à approuver et à signer les contrats et les chèques, et à autoriser les dépenses dans l’entreprise. Elle traite également de la façon dont les chèques et les cartes de crédit et de débit de l’entreprise doivent être utilisés. Elle est mise en place pour assurer un traitement uniforme de toutes les demandes de dépenses et ainsi minimiser les risques de vol, de fraude et les dépenses non autorisées.
Pour vous inscrire au Programme Intégrité de l’ACQ, écrivez-nous à l’adresse integrite@prov.acq.org ou rendez-vous
au acq.org/integrite
LE SAVIEZ-VOUS ?
Le Programme de remboursement volontaire mis sur pied par le ministère de la Justice du Québec pour la récupération des sommes payées injustement à des fournisseurs par l'État et les municipalités du Québec a duré 2 ans et a permis de mettre la main sur près de 100 millions de dollars.
