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BRANCHÉ SUR LA CONSTRUCTION
Lundi 16 juillet 2018

L’octroi de contrats dans le monde municipal : les nouvelles règles à connaître

Émilie Gonthier
Émilie Gonthier
Chroniqueur Affaires juridiques

Le projet de loi 122, soit la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leur pouvoir (ci-après P.L. 122), en plus de modifier près d’une trentaine de lois du milieu municipal, vient modifier de façon significative les règles concernant l’adjudication des contrats. Le présent article vise à faire un survol de ces nouvelles règles afin qu’il vous soit possible de faire les vérifications nécessaires en amont pour ne pas manquer d’opportunités d’affaires.

L’adjudication des contrats de 100 000 $ et plus

En juin 2016, l’entrée en vigueur d’une première série de dispositions issues du P.L. 122 a permis aux municipalités d’acquérir une plus grande flexibilité concernant l’adjudication de contrats prévoyant une dépense de 100 000 $ et plus. Dorénavant, les municipalités peuvent choisir librement le mode d’adjudication qui convient le mieux au projet à entreprendre entre les trois méthodes ci-dessous :

  1. Le plus bas soumissionnaire conforme;
  2. Le système de pointage par pondération des critères;
  3. Le système à deux enveloppes, la première contenant le descriptif du projet et la deuxième contenant le prix.

Lorsqu’une municipalité choisit le deuxième ou le troisième mode d’adjudication, elle doit fournir des indications claires à cet effet dans ses documents de soumissions. La municipalité doit nommer toutes les exigences et tous les critères utilisés par le comité de sélection afin de permettre l’évaluation des soumissions ainsi que la méthode de pondération qui sera utilisée pour chacun des critères. Particularité supplémentaire dans le cas de l’adjudication des contrats basée sur deux enveloppes : la municipalité peut établir des critères dits éliminatoires, c’est-à-dire que pour un critère donné, une note de passage peut être fixée, qui, si elle n’est pas atteinte, entraînera le rejet automatique de la soumission.

L’adjudication des contrats de moins de 100 000 $

Les règles actuellement en place prévoient qu’une municipalité peut octroyer des contrats de moins de 25 000 $ de gré à gré. Quant à eux, les contrats dont la valeur se situe entre 25 000 $ et 99 999 $ doivent être octroyés à la suite d’un appel d’offres sur invitation d’au moins deux fournisseurs.

Dès le 1er janvier 2018, toute municipalité devra adopter un règlement sur la gestion contractuelle. Lorsque ce règlement sera adopté, les règles prévoyant les appels d’offres sur invitation ne trouveront plus application. Il est à noter que tant qu’aucun règlement ne sera adopté par une municipalité, les mécanismes d’adjudication de contrats actuels resteront en vigueur jusqu’à l’adoption du règlement.

Le règlement sur la gestion contractuelle permettra à chaque municipalité, de façon distincte, de déterminer les règles d’adjudication de tout contrat dont la dépense est de moins de 100 000 $. Ce règlement devra prévoir, notamment, des mesures favorisant le respect des lois applicables, des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption, des mesures ayant pour but de prévenir des situations de conflit d’intérêts ou compromettant l’impartialité et l’objectivité du processus d’appel d’offres ou des mesures pour assurer la rotation des éventuels cocontractants à l’égard des contrats pouvant être passés de gré à gré.

Tel que prévu par la Loi sur les cités et villes et le Code municipal du Québec, le règlement sur la gestion contractuelle et tout règlement en découlant, tels ceux sur les délégations de pouvoir, devront être facilement accessibles et être publiés sur le site Internet de la municipalité ou, si elle n’en a pas, sur le site Internet de la municipalité régionale de comté dont le territoire comprend le sien. Il sera important de prendre connaissance de ces règlements avant de soumissionner puisque chaque municipalité pourrait avoir des règles d’adjudication des contrats qui sont différentes.

Finalement, le P.L. 122 prévoit aussi que les politiques de gestions contractuelles actuellement en vigueur seront considérées comme des règlements de gestion contractuelle à partir du 1er janvier 2018. Il vous sera donc possible de prendre connaissance rapidement des nouvelles règles qui s’appliqueront en ce qui concerne l’octroi des contrats de moins de 100 000 $.

Assujettissement des organismes municipaux

Le 1er janvier 2018, la Loi sur les cités et les villes sera modifiée afin d’ajouter un nouvel article visant à assujettir les organismes municipaux aux mêmes règles contractuelles que les municipalités. Les organismes municipaux qui seront assujettis aux règles d’octroi des contrats mentionnés plus haut sont les organismes qui rencontrent l’une des conditions suivantes :

  • Être un organisme mandataire ou agent d’une municipalité;
  • Être un organisme dont le conseil d’administration est composé majoritairement de membres nommés par une municipalité ou siégeant déjà à un conseil municipal;
  • Être un organisme dont le budget est adopté ou approuvé par une municipalité;
  • Être un organisme qui est financé à plus de 50 % par des fonds municipaux et dont le budget annuel est égal ou supérieur à 1 000 0000 $; et finalement
  • Être un organisme que le ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire a déterminé comme étant assujetti.

Tous les organismes ne rencontrant pas l’une de ces conditions ne seront pas assujettis aux règles d’octroi des contrats visant les municipalités. Ainsi, lors de la parution d’une nouvelle offre de contracter avec l’un de ces organismes, nous vous invitons à questionner celui-ci afin de confirmer son assujettissement. Par la suite, cela vous permettra de consulter ces règles afin de ne pas avoir de mauvaises surprises en cours de route quant au mode d’adjudication choisi par l’organisme.

Pour toutes questions concernant les nouvelles règles d’octroi des contrats des municipalités, nous vous invitons à communiquer avec la Direction des affaires juridiques et gouvernementales de l’ACQ au 514 354-0609.

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